Términos y condiciones de uso servicio de inscripción de actos y documentos y
Versión 5 Noviembre 10 de 2022
1. Generalidades
Este documento contiene los términos y condiciones de uso del servicio de inscripción de actos y documentos (en adelante el SERVICIO), los cuales requieren una previa aceptación por parte de cualquier persona (en adelante el USUARIO o SOLICITANTE) que desee acceder, consultar o utilizar este servicio ofrecido por la CÁMARA DE COMERCIO.
Al ingresar al SERVICIO, se entiende que el USUARIO ha leído y aceptado previamente los presentes términos y condiciones de uso.
2. Restricciones que el USUARIO debe tener en cuenta al momento de utilizar este servicio:
2.1. Matriculados o inscritos inactivos
Si el matriculado o inscrito se encuentra inactivo, es decir, que no ha realizado la actualización de sus datos por la no inscripción de actos o documentos o por la omisión de la renovación de la matrícula mercantil o inscripción en un término de tres (3) años o más, la solicitud deberá ser presentada por alguna de las personas autorizadas según el Sistema Preventivo de Fraudes - SIPREF que puede ser consultado en https://www.ccc.org.co/sedevirtual/sipref/.
2.2. Generación de contraseña
Si el USUARIO todavía no tiene una contraseña para ingresar a los servicios virtuales de la CÁMARA DE COMERCIO, deberá solicitar su generación siguiendo las instrucciones pertinentes, lo cual incluye la validación de identidad del SOLICITANTE a través de un cuestionario aleatorio. Si el SOLICITANTE no responde satisfactoriamente el cuestionario no se le asignará la contraseña y deberá esperar un término de 24 horas para realizar la solicitud nuevamente.
La validación de identidad sólo podrá efectuarse para los USUARIOS que tengan como documento de identidad alguno de los siguientes documentos expedidos por la autoridad competente en Colombia: (i) cédula de ciudadanía; o (ii) cédula de extranjería.
Por lo anterior, los USUARIOS que tengan un documento de identificación diferente a los enunciados en el párrafo anterior, no podrán obtener un usuario y contraseña para utilizar este SERVICIO. En este evento, el USUARIO deberá presentar el trámite de manera presencial en cualquiera de las sedes de la CAMARA o por los demás canales que se hayan habilitado para el efecto.
3. Descripción del SERVICIO:
A través de este SERVICIO, se puede solicitar la inscripción de actos y documentos sujetos a registro, correspondientes a personas naturales, jurídicas y establecimientos de comercio (incluidas agencias y sucursales) que hagan parte de los registros públicos a cargo de la CÁMARA DE COMERCIO.
De igual manera se podrá realizar el depósito de estados financieros de conformidad con lo establecido en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995 y la solicitud de inscripción de libros de comercio (actas del máximo órgano y registro de socios, accionistas o asociados).
4. Funcionalidades del SERVICIO
4.1. Revisión previa
El servicio de revisión previa solo aplica para los afiliados a la Cámara de Comercio de Cali.
Este servicio es opcional, por lo que si el afiliado desea radicar su solicitud sin realizar el procedimiento de revisión previa, podrá hacerlo por la opción de "Nueva solicitud".
Esta revisión consiste en un control previo de legalidad de los requisitos que deben contener los actos o documentos presentados para registro, más no de temas que no le competen al ente registral.
Con esta solicitud no se entenderá radicada la petición para el registro, pues haría falta la radicación formal (incluidos la firma y el pago) y los tiempos de respuesta iniciarán a contar desde ese momento.
Las observaciones se remitirán al correo electrónico que el afiliado haya indicado en la solicitud.
4.2. Solicitud
Una vez el USUARIO ingrese al SERVICIO, deberá diligenciar los campos requeridos, así como adjuntar el documento y seleccionar los actos que solicita inscribir o el trámite a realizar. Todos los documentos que se adjunten deben estar en formato PDF y no estar protegidos con contraseñas.
En los casos en los cuales no aplique la revisión previa que es exclusiva para afiliados, esta entidad solo revisará los datos requeridos para efectuar la liquidación, sin que dicha revisión consista en el control de legalidad que le compete efectuar a la CÁMARA DE COMERCIO, y le informará al USUARIO a través de correo electrónico el valor a pagar, incluyendo los derechos de CÁMARA DE COMERCIO y el impuesto de registro con destino a la Gobernación cuando sea del caso. Si el USUARIO realizó el pago de dicho impuesto directamente en la Gobernación, podrá adjuntar el documento de soporte respectivo.
4.3. Firma electrónica
Si no se presentaron observaciones por parte de la CÁMARA DE COMERCIO o estas fueron atendidas por el SOLICITANTE, el sistema le enviará una notificación para que proceda a firmar electrónicamente los documentos que aportó para el trámite y realizar el pago respectivo a través de la plataforma dispuesta en el SERVICIO.
Para firmar electrónicamente los documentos, el SOLICITANTE deberá obtener un usuario y contraseña, a través del sistema de autenticación de usuarios dispuesto por la CÁMARA DE COMERCIO. La contraseña asignada será utilizada en este SERVICIO como un mecanismo de firma electrónica, en los términos de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1074 de 2015. La aceptación de estos términos tendrá los efectos previstos en el artículo 7 del mencionado Decreto 1074 de 2015, que señala que salvo prueba en contrario, se presume que los mecanismos o técnicas de identificación personal o autenticación electrónica según el caso, que acuerden utilizar las partes mediante acuerdo, cumplen los requisitos de firma electrónica.
La contraseña es personal e intransferible. Es responsabilidad del USUARIO su custodia, conservación y uso una vez se le haya suministrado.
En el caso de las copias de las actas, si quien firma electrónicamente la solicitud es el representante legal o el secretario de la reunión, se entenderá autorizada la copia del acta en los términos establecidos en la normatividad vigente.
4.4. Radicación
La radicación de la solicitud de inscripción o del trámite respectivo, sólo se entenderá realizada cuando se lleve a cabo la firma electrónica de los documentos y se haya realizado el pago de acuerdo con la liquidación efectuada por la CÁMARA DE COMERCIO.
Radicada la solicitud correctamente, la CÁMARA DE COMERCIO efectuará el control de legalidad que le corresponde dentro del término establecido, el cual puede consultar en https://www.ccc.org.co/sedevirtual/tiempo-de-respuesta/.
4.5. Requerimiento y reingreso
Si el trámite ha sido requerido, para subsanarlo el SOLICITANTE tendrá un término máximo de un (1) mes, prorrogable hasta por un término igual, previa solicitud del interesado antes de que se venza dicho plazo.
Para el reingreso del trámite, el SOLICITANTE deberá recuperar la solicitud, reemplazar los documentos o adicionar los que corresponda, así como seguir todos los pasos dispuestos en el SERVICIO para que el trámite quede radicado en debida forma.
Si el requerimiento obedece a la reliquidación del trámite, el SOLICITANTE deberá realizar el pago adicional solo por las opciones que la CÁMARA DE COMERCIO le informe.
En caso de que el SOLICITANTE no subsane el trámite dentro del término establecido, se entenderá que ha desistido de su solicitud y la CÁMARA DE COMERCIO decretará el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado.
4.6. Devolución
Si el trámite es devuelto, el SOLICITANTE deberá iniciar un nuevo trámite de manera presencial o virtual.
5. Vigencia del Código Único de Formulario - CUF
Al iniciar el trámite, el sistema le informará al usuario el Código Único de Formulario CUF, el cual deberá tener presente para que pueda recuperar la transacción en caso de que lo requiera. El CUF no debe ser revelado a terceros no autorizados.
Los datos y documentos aportados para el trámite estarán disponibles en este servicio durante el tiempo que esté vigente el CUF, esto es hasta el 31 de diciembre del año en el cual es creado, pasado ese término sin que la solicitud haya sido radicada, serán eliminados. Si el CUF se encuentra vencido, el USUARIO deberá ingresar de nuevo los datos al sistema.
Si un trámite radicado es objeto de requerimiento, el CUF estará activo durante el término establecido para subsanarlo. Si es devuelto, el usuario deberá crear un nuevo CUF, diligenciar la información y seguir los demás pasos dispuestos en el sistema (firma, pago y radicación), sin perjuicio de que pueda solicitar la devolución del dinero pagado en la solicitud inicial que no fue objeto de registro.
6. Condiciones de acceso y utilización del SERVICIO
El USUARIO se compromete a utilizar de manera adecuada y lícita el servicio, de conformidad con la legislación aplicable, los términos y condiciones generales del SITIO WEB y los particulares del SERVICIO, la moral, las buenas costumbres generalmente aceptadas y el orden público.
El USUARIO debe seguir las instrucciones dispuestas en el sistema, para que pueda utilizarlo en forma adecuada.
Los datos introducidos por el USUARIO en todos los campos dispuestos en el sistema deberán ser veraces, íntegros y actualizados. El USUARIO garantiza la autenticidad y actualidad de todos los datos que comunique a la CÁMARA DE COMERCIO y será el único responsable por las manifestaciones falsas e inexactas que realice.
El USUARIO debe abstenerse de: a) utilizar de forma no autorizada o fraudulenta el servicio; b) acceder o intentar acceder a recursos o áreas restringidas del sitio web; c) utilizar el sitio web, los contenidos o el servicio con fines o efectos ilícitos, ilegales, contrarios a lo establecido en las presentes condiciones, a la buena fe y al orden público, lesivos de los derechos e intereses de terceros, o que de cualquier forma puedan dañar, inutilizar o sobrecargar el sitio web o impedir la normal utilización del servicio; d) introducir o difundir en la red virus informáticos o realizar actuaciones susceptibles de alterar, interrumpir o generar errores o daños en los documentos electrónicos, datos o sistemas informáticos (hardware y software) de la CÁMARA DE COMERCIO; e) intentar acceder, utilizar y/o manipular las bases de datos de la CÁMARA DE COMERCIO; f) reproducir o copiar, distribuir, transformar o modificar los contenidos; g) suprimir, ocultar o manipular las notas sobre derechos de propiedad intelectual y demás datos identificativos de los derechos de la CÁMARA DE COMERCIO o de terceros incorporados a los contenidos, así como los dispositivos técnicos de protección o mecanismos de información que puedan insertarse en los contenidos y servicios; h) suplantar la identidad de otra persona al momento de utilizar el servicio.
7. Liquidación y pago del servicio
El sistema liquidará el valor a pagar en pesos (COP), de acuerdo con los datos suministrados por el USUARIO y las tarifas establecidas principalmente en el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. El impuesto de registro a favor de la Gobernación se causa según lo dispuesto en la Ley 223 de 1995, el Decreto 650 de 1996 y demás normas complementarias.
Para el pago del servicio, el USUARIO podrá acceder y utilizar las plataformas de los terceros con los que la CÁMARA DE COMERCIO tenga convenios para pagos por Internet habilitados para este servicio. Una vez se encuentre en el sitio web del tercero, el USUARIO podrá realizar el pago respectivo.
Los medios disponibles para efectuar el pago del servicio a través de Internet son tarjeta de crédito o tarjeta débito mediante el sistema PSE. Los pagos serán verificados por la CÁMARA DE COMERCIO antes de proceder a efectuar el registro, según la solicitud que el USUARIO haya efectuado.
No obstante la mención de los medios de pago disponibles en el sitio web, la CÁMARA DE COMERCIO podrá excluir alguno o la totalidad de los mismos y/o adicionar nuevos medios.
8. Exclusión de garantías y de responsabilidad por el funcionamiento del SERVICIO
La CÁMARA DE COMERCIO no será responsable por los daños y perjuicios causados al USUARIO que puedan derivarse de: a) fallas en el funcionamiento del sitio web o del SERVICIO por causas ajenas a la voluntad y diligencia normales de la CÁMARA DE COMERCIO; b) la interrupción en el funcionamiento del sitio web o fallas informáticas, desconexiones, retrasos o bloqueos causados por deficiencias o sobrecargas en las redes, en el sistema de Internet o en otros sistemas electrónicos utilizados en el curso de su funcionamiento que no dependan de la CÁMARA DE COMERCIO; c) la falta de idoneidad del sitio web para las necesidades específicas de los USUARIOS; d) daños que puedan ser causados por terceras personas mediante intromisiones no autorizadas ajenas al control de la CÁMARA DE COMERCIO; e) hechos o circunstancias que provengan de fuerza mayor o caso fortuito.
9. Responsabilidad por daños y perjuicios
El USUARIO responderá por los daños y perjuicios de toda naturaleza que la CÁMARA DE COMERCIO pueda sufrir, directa o indirectamente, como consecuencia del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas de las presentes condiciones y de la ley en relación con la utilización del servicio.
10. Introducción de links
Queda prohibido que algún USUARIO diferente a la CÁMARA DE COMERCIO establezca hipervínculos o enlaces entre su sitio web y el presente servicio. El acceso a este servicio será única y exclusivamente desde el sitio web de la CÁMARA DE COMERCIO.
11. Derechos de propiedad intelectual
El USUARIO reconoce y acepta que todos los derechos de propiedad intelectual sobre los contenidos y/o cualesquiera otros elementos insertados en el sitio web (incluyendo sin limitación marcas, logotipos, nombres comerciales, textos, imágenes, íconos, fotografías, gráficos, diseños, sonidos, bases de datos, software, audio y vídeo), pertenecen a la CÁMARA DE COMERCIO y/o a terceros.
En ningún caso el acceso al sitio web implica ningún tipo de renuncia, transmisión, licencia o cesión total ni parcial de dichos derechos, salvo que se establezca expresamente lo contrario. Las presentes condiciones no confieren al USUARIO derechos distintos de los indicados en este documento.
12. Acciones en caso de incumplimiento
La CÁMARA DE COMERCIO se reserva el derecho a ejercer cuantas acciones estén disponibles en derecho para exigir el resarcimiento de perjuicios que se deriven del incumplimiento por parte del USUARIO de cualquiera de las presentes condiciones.
13. Integridad y divisibilidad
Si cualquier disposición de estos términos fuese ineficaz, nula o inexistente o no pudiese hacerse exigible de conformidad con las leyes de la República de Colombia, las disposiciones restantes no se entenderán invalidadas a menos que el contrato no se pueda ejecutar sin la disposición ineficaz, nula, inexistente o que no se pueda exigir.
14. Notificaciones y comunicaciones
La CÁMARA DE COMERCIO le enviará al USUARIO a través de medios electrónicos, los mensajes relacionados con el trámite solicitado.
La CÁMARA DE COMERCIO no será responsable por los problemas relacionados con el correo electrónico del receptor que no permitan la entrega efectiva de las notificaciones enviadas por esta entidad, tales como mal suministro del correo electrónico del destinatario, espacio insuficiente en el buzón de mensajes, entre otros.
La CÁMARA DE COMERCIO tampoco se responsabiliza de los correos electrónicos que sean enviados desde correos que no sean de la CÁMARA DE COMERCIO.
Antes de comunicarle a la CÁMARA DE COMERCIO algún problema con la recepción de los correos electrónicos que se envían durante la prestación del servicio, el USUARIO deberá verificar si el correo se encuentra en la carpeta de correos no deseados o correo basura (spam).
Si una vez verificado lo anterior persiste el problema, debe comunicarse con la CÁMARA DE COMERCIO.
15. Solución de controversias
Acuerdan las partes contratantes que toda controversia o diferencia que verse sobre los derechos y obligaciones derivadas del presente contrato o relacionadas con su ejecución y liquidación serán resueltas por arreglo directo entre las partes. De no ser posible dar solución a las diferencias existentes en un término máximo de treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de la diferencia, las partes acudirán al procedimiento que se señala a continuación: a) se acudirá al mecanismo alternativo de resolución de conflictos de conciliación extrajudicial en derecho, a través de un centro de conciliación habilitado en la ciudad de Cali, solicitando la designación de un abogado conciliador, cuya función consistirá en ayudar a las partes en la búsqueda y construcción de un acuerdo total o parcial; y b) en el evento que las partes no logren dar solución a la controversia por medio del mecanismo señalado antes, las partes quedarán en libertad de acudir a la justicia ordinaria, de conformidad con las normas de jurisdicción y competencia aplicables al caso.
16. Legislación aplicable y domicilio
Las presentes condiciones se rigen y deben ser interpretadas de conformidad con las leyes de la República de Colombia, y para todos los efectos legales a que haya lugar en el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones derivadas de las mismas se señala como domicilio contractual la ciudad donde funcione la sede principal de la CÁMARA DE COMERCIO que presta el SERVICIO.
17. Modificaciones a los presentes términos
Estos términos y condiciones de uso están identificados con una versión y fecha de publicación; y podrán ser actualizados por la CÁMARA DE COMERCIO cuando sea necesario, sin que se requiera previo aviso o autorización por parte de los USUARIOS, siendo su responsabilidad verificarlos cada vez que ingrese al SERVICIO.
