Términos y condiciones de uso Registro de libros en medios electrónicos y Autorización para el tratamiento de datos personales Versión 6 - Septiembre 27 de 2022

1. Objeto

Este documento contiene los términos y condiciones de uso aplicables al servicio de Registro de libros en medios electrónicos (en adelante el servicio). El comerciante o inscrito (en adelante el usuario) que desee acceder, consultar o utilizar el servicio, debe leer y aceptar previamente los presentes términos y condiciones de uso, seguir las instrucciones dispuestas a lo largo del sistema y ceñirse a lo dispuesto en la normatividad legal vigente en la materia.

Recomendaciones importantes:

- El registro de los libros de comercio en medios electrónicos deberá surtirse ante la cámara de comercio del domicilio del comerciante o inscrito.
- Este servicio sólo está habilitado para las personas jurídicas activas en los registros mercantil y de entidades sin ánimo de lucro, cuyo domicilio haga parte de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Cali (Cali, Yumbo, Vijes, La Cumbre, Jamundí y Dagua), en adelante la CÁMARA DE COMERCIO.
- De conformidad con lo establecido en el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio, modificado por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012, solamente deben inscribirse: (i) en el registro mercantil: los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios; y (ii) en el registro de entidades sin ánimo de lucro: los libros de registro de asociados y los de actas del máximo órgano.
- Cuando las actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electrónica, el usuario deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente cámara de comercio.
- El comerciante o inscrito no podrá llevar en forma simultánea el mismo libro en medio electrónico y de forma física.

2. Definiciones

Libros de comercio en medios electrónicos: Libros de comercio en medios electrónicos: documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 1074 de 2015 y la Circular Externa No. 100-000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades.

Archivo Electrónico: cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.

Registro de libros en medios electrónicos: es el trámite que el usuario debe efectuar para solicitar el registro de libros de comercio en medios electrónicos, a través del sistema dispuesto por la CÁMARA DE COMERCIO.

Asentamiento: es la anotación que se hace en los libros de comercio en medios electrónicos, previamente registrados a través del servicio dispuesto por la CÁMARA DE COMERCIO.

3. Marco normativo del servicio

La utilización del servicio está sujeto a las disposiciones contenidas en: (i) el artículo 9º del anexo 6 del Decreto 2270 de 2019; (ii) la Ley 527 de 1999 la cual define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales; (iii) el artículo 173 del Decreto Ley 019 de 2012 el cual modificó el artículo 56 del Código de Comercio, autorizando que los libros de comercio pueden llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad, seguridad de la información, así como su conservación; y el artículo 175 del mismo decreto, que modificó el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio, en el sentido de indicar que deben inscribirse en el registro mercantil, a cargo de las Cámaras de Comercio, solamente los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios; (iv) el Decreto 1074 de 2015 que reglamenta entre otros aspectos, el uso de firmas electrónicas y dicta las disposiciones generales para que las cámaras de comercio implementen el servicio para que los entes económicos puedan llevar sus libros de accionistas o asociados y los libros de actas de asamblea y juntas de socios en forma electrónica; y (v) la Circular Única de la Circular Externa No. 100-000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades que incluye el procedimiento a seguir para la inscripción de los libros de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios, que se lleven en medios electrónicos.

4. Condiciones de acceso y utilización del servicio

El usuario se compromete a utilizar de manera adecuada y lícita el servicio, de conformidad con la legislación aplicable, los términos y condiciones generales del sitio web y los particulares del servicio, la moral, las buenas costumbres generalmente aceptadas y el orden público. Los datos introducidos por el usuario en los formularios dispuestos en el sistema, deberán ser veraces, íntegros y actualizados. El usuario garantiza la autenticidad y actualidad de todos los datos que comunique a la CÁMARA DE COMERCIO y será el único responsable de las manifestaciones falsas e inexactas que realice.

5. Firma electrónica

Para este se servicio, se requiere obtener una contraseña, previa validación de identidad. La contraseña asignada es personal e intransferible y será utilizada en este SERVICIO como un mecanismo de firma electrónica, en los términos de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1074 de 2015.

Las personas que se identifiquen con documentos diferentes a cédula de ciudadanía o cédula de extranjería no pueden utilizar este servicio, debido a que no se les puede realizar el proceso de verificación de identidad para asignarle el usuario y contraseña, para firmar electrónicamente. Ante esta situación, el USUARIO deberá solicitar el registro de libro físico, a través de los canales dispuestos por la CÁMARA DE COMERCIO.

6. Diligenciamiento de los campos del formato de solicitud de registro del libro y de asentamiento

Cada formato está identificado con un Código Único de Formato - CUF, el cual deberá tener presente el USUARIO para que pueda recuperar la transacción en caso de que lo requiera.

No obstante lo anterior, cuando el formato sea generado en su versión definitiva el USUARIO no podrá modificar información adicional, para ello tendrá que ingresar una nueva solicitud en el sistema.

El CUF estará vigente hasta el 31 de diciembre del año en el cual es creado. Si el CUF se encuentra vencido, el USUARIO deberá ingresar de nuevo los datos al sistema.

7. Solicitud de registro de libros en medios electrónicos

Para solicitar el registro de libros en medios electrónicos, el usuario debe diligenciar el formulario de solicitud de registro dispuesto en el sistema el cual deberá firmar electrónicamente el representante legal y efectuar el pago de manera virtual. Si a la fecha de la solicitud de registro del libro en medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posee hojas que no hubieren sido empleadas, deberá indicarlo en el formulario y, en este caso, también tendrá que ser firmado electrónicamente por el revisor fiscal o contador público de la entidad. Una vez recibida la solicitud de registro por parte de la CÁMARA DE COMERCIO, será revisada de acuerdo con los procedimientos establecidos. Si el proceso de verificación es satisfactorio la CÁMARA DE COMERCIO efectuará una inscripción por cada uno de los libros en el Libro VII del registro mercantil y Libro II del registro de entidades sin ánimo de lucro, respectivamente y enviará una constancia a la dirección electrónica que el peticionario haya reportado, con los siguientes datos:

- Cámara de Comercio receptora;
- Fecha de presentación del libro para registro;
- Fecha de inscripción;
- Número de inscripción;
- Identificación del comerciante o persona obligada a registrar;
- Nombre del libro, y;
- Uso al que se destina.

La radicación de la solicitud de inscripción de los libros electrónicos, no implica la aceptación del registro, por cuanto dicha solicitud está sujeta a la verificación que sobre el particular se haga con el fin de determinar si cumple con los requisitos para su inscripción.

8. Conformación de los libros registrados en medios electrónicos

Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la CÁMARA DE COMERCIO, a través de la opción asentamiento dispuesta en el sistema, por el término de un (1) año, archivos electrónicos con destino a ese libro, los cuales deberán ser firmados electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá ser firmada electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.

De igual forma, una vez realizada la inscripción del libro de socios, accionistas o asociados, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la CÁMARA DE COMERCIO, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales deberán ser firmados electrónicamente por el representante legal.

La CÁMARA DE COMERCIO sólo verificará, previo al asentamiento, que los archivos electrónicos estén firmados por las personas que corresponde, pero en ningún momento validará o acreditará su contenido, ni almacenará los archivos electrónicos que el usuario envíe para su asentamiento en los libros de comercio en medios electrónicos, por lo que es responsabilidad única y exclusivamente del comerciante o inscrito el contenido del archivo, así como su conservación o custodia.

El diligenciamiento y la veracidad de los datos de la información registrada, serán responsabilidad única y exclusiva del comerciante, de conformidad con las normas que regulan la materia.

Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electrónica, el usuario deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio.

9. Obligaciones y responsabilidades del usuario

En el acceso y utilización del servicio, el usuario se obliga a: (i) No suplantar la identidad de otra persona ni suministrar información falsa o inexacta; (ii) diligenciar los formatos y firmarlos electrónicamente por las personas que corresponda; (iii) efectuar el pago del servicio de acuerdo con las tarifas establecidas por el Gobierno Nacional; (iv) cumplir con las condiciones de acceso y utilización del servicio; (v) seguir las instrucciones de uso, avisos y demás normas que resulten de aplicación.

El diligenciamiento y la veracidad de los datos de la información registrada, serán responsabilidad única y exclusiva del comerciante o inscrito, de conformidad con las normas que regulan la materia.

El comerciante que opte por el registro de libros en medios electrónicos, de que trata el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, deberá garantizar, en todo caso, la conservación de los mismos, durante los términos previstos legalmente para ello.

El usuario responderá por los daños y perjuicios de toda naturaleza que la CÁMARA DE COMERCIO pueda sufrir, directa o indirectamente, como consecuencia del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas de las presentes condiciones y de la ley en relación con la utilización del servicio.

10. Prohibiciones

El usuario debe abstenerse de: (i) Utilizar de forma fraudulenta el servicio; (ii) acceder o intentar acceder a recursos o áreas restringidas del sitio web; (iii) utilizar el sitio web, los contenidos o el servicio con fines o efectos ilícitos, ilegales, contrarios a lo establecido en las presentes condiciones, a la buena fe o al orden público, lesivos de los derechos e intereses de terceros, o que de cualquier forma puedan dañar, inutilizar o sobrecargar el sitio web o impedir la normal utilización del servicio; (iv) introducir o difundir en la red virus informáticos o realizar actuaciones susceptibles de alterar, interrumpir o generar errores o daños en los documentos electrónicos, bases de datos o servicios informáticos (hardware y software) de la CÁMARA DE COMERCIO; (v) intentar acceder, utilizar y/o manipular las bases de datos de la CÁMARA DE COMERCIO; (vi) reproducir, copiar, distribuir, transformar o modificar los contenidos; (vii) suprimir, ocultar o manipular las notas sobre derechos de propiedad intelectual y demás datos identificativos de los derechos de la CÁMARA DE COMERCIO o de terceros incorporados a los contenidos, así como los dispositivos técnicos de protección o mecanismos de información que puedan insertarse en los contenidos y servicios.

11. Limitación de responsabilidad

La CÁMARA DE COMERCIO no será responsable por los daños y perjuicios que puedan derivarse de: (i) la interrupción en el funcionamiento del sitio web por fallas informáticas, desconexiones, retrasos o bloqueos causados por deficiencias o sobrecargas en las redes, en el servicio de Internet o en otros servicios electrónicos utilizados en el curso de su funcionamiento; (ii) efectos causados por virus, troyanos, gusanos u otra clase de ataques informáticos que afecten el normal funcionamiento del servicio; y (iii) daños que puedan ser causados por terceras personas mediante intromisiones no autorizadas ajenas al control de la CÁMARA DE COMERCIO. La CÁMARA DE COMERCIO no garantiza la ausencia de virus ni de otros elementos en el sitio web, introducidos por terceros ajenos a la CÁMARA DE COMERCIO que puedan producir alteraciones en los servicios informáticos (software y hardware) del usuario. La CÁMARA DE COMERCIO no será responsable por hechos o circunstancias ajenas a su voluntad o que provengan de fuerza mayor o caso fortuito.

12. Liquidación de tarifa y pago

El sistema generará la liquidación del valor a pagar de acuerdo con la tarifa establecida por el Gobierno Nacional. Para el pago del servicio, el USUARIO podrá acceder y utilizar las páginas de los terceros con los que la CÁMARA DE COMERCIO tenga convenios para pagos por Internet. Una vez se encuentre en el sitio web del tercero, el USUARIO podrá realizar el pago respectivo, siguiendo las instrucciones y dando cumplimiento a los términos y condiciones de ese sitio. Los pagos serán verificados por la CÁMARA DE COMERCIO antes de proceder al registro de los libros.

Los medios de pago disponibles para este servicio son: tarjeta de crédito y tarjeta débito.

No obstante la mención de los medios de pago disponibles en el sitio web, la CÁMARA DE COMERCIO podrá excluir alguno o adicionar nuevos medios.

13. Vigencia del Código Único de Formulario - CUF y radicación del trámite

Al iniciar el trámite, el sistema le informará al usuario el Código Único de Formulario CUF, el cual deberá tener presente para que pueda recuperar la transacción en caso de que lo requiera. El CUF no debe ser revelado a terceros no autorizados.

Los datos y documentos aportados para el trámite estarán disponibles en este servicio durante el tiempo que esté vigente el CUF, esto es hasta el 31 de diciembre del año en el cual es creado, pasado ese término sin que la solicitud haya sido radicada, serán eliminados. Si el CUF se encuentra vencido, el USUARIO deberá ingresar de nuevo los datos al sistema.

El trámite quedará radicado una vez el formato de solicitud haya sido diligenciado, firmado y se haya efectuado el pago de la tarifa respectiva. A partir de la fecha de radicación, se comenzará a contar el tiempo de respuesta establecido para el trámite el cual puede consultar en https://www.ccc.org.co/sedevirtual/tiempo-de-respuesta/.

Si un trámite radicado es objeto de requerimiento, el CUF estará activo durante el término establecido para subsanarlo. Si es devuelto, el usuario deberá crear un nuevo CUF, diligenciar la información y seguir los demás pasos dispuestos en el sistema (firma, pago y radicación), sin perjuicio de que pueda solicitar la devolución del dinero pagado en la solicitud inicial que no fue objeto de registro.

14. Autorización para el tratamiento de datos personales

Con el diligenciamiento del formulario web, autorizo de forma libre, consciente, expresa e informada a la Cámara de Comercio de Cali, persona jurídica de derecho privado, con NIT 890.399.001-1, domiciliada en Cali en la calle 8 No. 3-14 Edificio Cámara de Comercio de Cali, teléfono PBX (+57) 602 8861300, en calidad de responsable del tratamiento de información personal, para que realice el tratamiento de los datos personales que le suministre por cualquier medio para una o más de las siguientes finalidades: 1) Ser incluidos y almacenados en las bases de datos de la Cámara de Comercio de Cali. 2) Adelantar y llevar a cabo programas y/o actividades relacionadas con las funciones camerales de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio en su artículo 86, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.38.1.4 y demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan, con los datos aquí suministrados. 3) Contactar al titular a través de cualquier medio para actuaciones relacionadas con los trámites asociados a los servicios virtuales de registros públicos. 4) Llevar un instrumento de control de la consulta de los expedientes de registros públicos. 5) Realizar transferencia y/o transmisión de datos a terceros con los cuales la Cámara de Comercio de Cali tenga contratado el servicio de procesamiento de datos, utilización de medios de comunicación para la realización de video y teleconferencias, canales de atención como chatbots, entre otros medios tecnológicos que la Cámara de Comercio de Cali considere necesarios para el cumplimiento de sus funciones. 6) Contactar al titular por cualquier medio para el envío de estados de cuenta y/o facturas relacionadas con cualquiera de los servicios ofrecidos por la Cámara de Comercio de Cali. 7) Dar cumplimiento a las demás finalidades de tratamiento de los datos previstas en la Política de tratamiento de datos personales de la Cámara de Comercio de Cali. Declaro que: 1) En mi calidad de titular de la información, se me ha informado que los datos sujetos a tratamiento serán aquellos suministrados a la Cámara de Comercio de Cali por cualquier medio. 2) Conozco que no estoy obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni de menores de edad. 3) La Cámara de Comercio de Cali me ha informado que como titular de datos de carácter personal, podré ejercitar mis derechos a conocer, actualizar y rectificar mis datos personales, ser informado sobre el uso que se les ha dado, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de mis datos, acceder en forma gratuita a los mismos, dirigiendo mi queja o reclamo al correo electrónico: contacto@ccc.org.co o a la dirección: Calle 8 No. 3-14 Edificio Cámara de Comercio (Cali ¿ Valle ¿ Colombia), siguiendo el procedimiento para el uso de canales de comunicación previsto en la Política de tratamiento de datos personales de la Cámara de Comercio de Cali disponible para pública consulta en la dirección web www.ccc.org.co. A su vez, declaro conocer que tengo derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracción a la ley. Todo lo anterior de conformidad la Política de tratamiento de datos personales de la Cámara de Comercio de Cali.

Los Titulares podrán en todo momento solicitar a la Cámara de Comercio de Cali la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Es importante, tener en cuenta que, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Por ende, la presente autorización permanecerá vigente, hasta tanto sea revocada según los eventos previstos en la ley, sin que pueda ser revocada, ni total ni parcialmente en vigencia del contrato.

15. Introducción de enlaces o links

Queda prohibido que algún usuario diferente a la CÁMARA DE COMERCIO establezca hipervínculos o enlaces entre su sitio web y el servicio. El acceso será única y exclusivamente a través del sitio web de la CÁMARA DE COMERCIO.

16. Derechos de propiedad intelectual

El usuario se compromete a respetar los derechos de propiedad intelectual sobre los contenidos y cualquier otro elemento insertado en el sitio web y en el servicio (incluyendo sin limitación marcas, logos, nombres comerciales, textos, imágenes, fotografías, gráficos, diseños, sonidos, bases de datos, software, audio y video).

En ningún caso el acceso al sitio web y en especial al servicio, implica algún tipo de renuncia, transmisión, licencia o cesión total o parcial de dichos derechos, salvo que se establezca expresamente lo contrario. Las presentes condiciones no confieren al usuario derechos distintos de los indicados en este documento.

17. Notificaciones y comunicaciones

La CÁMARA DE COMERCIO le enviará al USUARIO a través de medios electrónicos, los mensajes relacionados con el trámite solicitado.

La CÁMARA DE COMERCIO no será responsable por los problemas relacionados con el correo electrónico del receptor que no permitan la entrega efectiva de las notificaciones enviadas por esta entidad, tales como mal suministro del correo electrónico del destinatario, espacio insuficiente en el buzón de mensajes, entre otros.

La CÁMARA DE COMERCIO tampoco se responsabiliza de los correos electrónicos que sean enviados desde correos que no sean de la CÁMARA DE COMERCIO.

Antes de comunicarle a la CÁMARA DE COMERCIO algún problema con la recepción de los correos electrónicos que se envían durante la prestación del servicio, el USUARIO deberá verificar si el correo se encuentra en la carpeta de correos no deseados o correo basura (spam).

Si una vez verificado lo anterior persiste el problema, debe comunicarse con la CÁMARA DE COMERCIO.

18. Solución de controversias

Toda controversia o diferencia que verse sobre los derechos y obligaciones derivadas del presente SERVICIO serán resueltas por arreglo directo entre las partes. De no ser posible dar solución a las diferencias existentes en un término máximo de treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de la diferencia, las partes acudirán al procedimiento que se señala a continuación:

a. Se acudirá al mecanismo alternativo de resolución de conflictos de conciliación extrajudicial en derecho, a través de un centro de conciliación habilitado en la ciudad de Cali, solicitando la designación de un abogado conciliador, cuya función consistirá en ayudar a las partes en la búsqueda y construcción de un acuerdo total o parcial.

b. En el evento que las partes no logren dar solución a la controversia por medio del mecanismo señalado antes, las partes quedarán en libertad de acudir a la justicia ordinaria, de conformidad con las normas de jurisdicción y competencia aplicables al caso.

19. Legislación aplicable

Las presentes condiciones se rigen y deben ser interpretadas de conformidad con las leyes de la República de Colombia.

20. Modificaciones a los presentes términos

Estos términos y condiciones de uso están identificados con una versión y fecha de publicación; y podrán ser actualizados por la CÁMARA DE COMERCIO cuando sea necesario, sin que se requiera previo aviso o autorización por parte de los usuarios, siendo su responsabilidad verificarlos cada vez que ingrese al servicio.

Términos y condiciones de uso Registro de libros en medios electrónicos y Autorización para el tratamiento de datos personales Versión 6 - Septiembre 27 de 2022

1. Objeto

Este documento contiene los términos y condiciones de uso aplicables al servicio de Registro de libros en medios electrónicos (en adelante el servicio). El comerciante o inscrito (en adelante el usuario) que desee acceder, consultar o utilizar el servicio, debe leer y aceptar previamente los presentes términos y condiciones de uso, seguir las instrucciones dispuestas a lo largo del sistema y ceñirse a lo dispuesto en la normatividad legal vigente en la materia.

Recomendaciones importantes:

- El registro de los libros de comercio en medios electrónicos deberá surtirse ante la cámara de comercio del domicilio del comerciante o inscrito.
- Este servicio sólo está habilitado para las personas jurídicas activas en los registros mercantil y de entidades sin ánimo de lucro, cuyo domicilio haga parte de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Cali (Cali, Yumbo, Vijes, La Cumbre, Jamundí y Dagua), en adelante la CÁMARA DE COMERCIO.
- De conformidad con lo establecido en el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio, modificado por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012, solamente deben inscribirse: (i) en el registro mercantil: los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios; y (ii) en el registro de entidades sin ánimo de lucro: los libros de registro de asociados y los de actas del máximo órgano.
- Cuando las actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electrónica, el usuario deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente cámara de comercio.
- El comerciante o inscrito no podrá llevar en forma simultánea el mismo libro en medio electrónico y de forma física.

2. Definiciones

Libros de comercio en medios electrónicos: Libros de comercio en medios electrónicos: documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 1074 de 2015 y la Circular Externa No. 100-000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades.

Archivo Electrónico: cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.

Registro de libros en medios electrónicos: es el trámite que el usuario debe efectuar para solicitar el registro de libros de comercio en medios electrónicos, a través del sistema dispuesto por la CÁMARA DE COMERCIO.

Asentamiento: es la anotación que se hace en los libros de comercio en medios electrónicos, previamente registrados a través del servicio dispuesto por la CÁMARA DE COMERCIO.

3. Marco normativo del servicio

La utilización del servicio está sujeto a las disposiciones contenidas en: (i) el artículo 9º del anexo 6 del Decreto 2270 de 2019; (ii) la Ley 527 de 1999 la cual define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales; (iii) el artículo 173 del Decreto Ley 019 de 2012 el cual modificó el artículo 56 del Código de Comercio, autorizando que los libros de comercio pueden llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad, seguridad de la información, así como su conservación; y el artículo 175 del mismo decreto, que modificó el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio, en el sentido de indicar que deben inscribirse en el registro mercantil, a cargo de las Cámaras de Comercio, solamente los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios; (iv) el Decreto 1074 de 2015 que reglamenta entre otros aspectos, el uso de firmas electrónicas y dicta las disposiciones generales para que las cámaras de comercio implementen el servicio para que los entes económicos puedan llevar sus libros de accionistas o asociados y los libros de actas de asamblea y juntas de socios en forma electrónica; y (v) la Circular Única de la Circular Externa No. 100-000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades que incluye el procedimiento a seguir para la inscripción de los libros de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios, que se lleven en medios electrónicos.

4. Condiciones de acceso y utilización del servicio

El usuario se compromete a utilizar de manera adecuada y lícita el servicio, de conformidad con la legislación aplicable, los términos y condiciones generales del sitio web y los particulares del servicio, la moral, las buenas costumbres generalmente aceptadas y el orden público. Los datos introducidos por el usuario en los formularios dispuestos en el sistema, deberán ser veraces, íntegros y actualizados. El usuario garantiza la autenticidad y actualidad de todos los datos que comunique a la CÁMARA DE COMERCIO y será el único responsable de las manifestaciones falsas e inexactas que realice.

5. Firma electrónica

Para este se servicio, se requiere obtener una contraseña, previa validación de identidad. La contraseña asignada es personal e intransferible y será utilizada en este SERVICIO como un mecanismo de firma electrónica, en los términos de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1074 de 2015.

Las personas que se identifiquen con documentos diferentes a cédula de ciudadanía o cédula de extranjería no pueden utilizar este servicio, debido a que no se les puede realizar el proceso de verificación de identidad para asignarle el usuario y contraseña, para firmar electrónicamente. Ante esta situación, el USUARIO deberá solicitar el registro de libro físico, a través de los canales dispuestos por la CÁMARA DE COMERCIO.

6. Diligenciamiento de los campos del formato de solicitud de registro del libro y de asentamiento

Cada formato está identificado con un Código Único de Formato - CUF, el cual deberá tener presente el USUARIO para que pueda recuperar la transacción en caso de que lo requiera.

No obstante lo anterior, cuando el formato sea generado en su versión definitiva el USUARIO no podrá modificar información adicional, para ello tendrá que ingresar una nueva solicitud en el sistema.

El CUF estará vigente hasta el 31 de diciembre del año en el cual es creado. Si el CUF se encuentra vencido, el USUARIO deberá ingresar de nuevo los datos al sistema.

7. Solicitud de registro de libros en medios electrónicos

Para solicitar el registro de libros en medios electrónicos, el usuario debe diligenciar el formulario de solicitud de registro dispuesto en el sistema el cual deberá firmar electrónicamente el representante legal y efectuar el pago de manera virtual. Si a la fecha de la solicitud de registro del libro en medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posee hojas que no hubieren sido empleadas, deberá indicarlo en el formulario y, en este caso, también tendrá que ser firmado electrónicamente por el revisor fiscal o contador público de la entidad. Una vez recibida la solicitud de registro por parte de la CÁMARA DE COMERCIO, será revisada de acuerdo con los procedimientos establecidos. Si el proceso de verificación es satisfactorio la CÁMARA DE COMERCIO efectuará una inscripción por cada uno de los libros en el Libro VII del registro mercantil y Libro II del registro de entidades sin ánimo de lucro, respectivamente y enviará una constancia a la dirección electrónica que el peticionario haya reportado, con los siguientes datos:

- Cámara de Comercio receptora;
- Fecha de presentación del libro para registro;
- Fecha de inscripción;
- Número de inscripción;
- Identificación del comerciante o persona obligada a registrar;
- Nombre del libro, y;
- Uso al que se destina.

La radicación de la solicitud de inscripción de los libros electrónicos, no implica la aceptación del registro, por cuanto dicha solicitud está sujeta a la verificación que sobre el particular se haga con el fin de determinar si cumple con los requisitos para su inscripción.

8. Conformación de los libros registrados en medios electrónicos

Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la CÁMARA DE COMERCIO, a través de la opción asentamiento dispuesta en el sistema, por el término de un (1) año, archivos electrónicos con destino a ese libro, los cuales deberán ser firmados electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá ser firmada electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.

De igual forma, una vez realizada la inscripción del libro de socios, accionistas o asociados, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la CÁMARA DE COMERCIO, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales deberán ser firmados electrónicamente por el representante legal.

La CÁMARA DE COMERCIO sólo verificará, previo al asentamiento, que los archivos electrónicos estén firmados por las personas que corresponde, pero en ningún momento validará o acreditará su contenido, ni almacenará los archivos electrónicos que el usuario envíe para su asentamiento en los libros de comercio en medios electrónicos, por lo que es responsabilidad única y exclusivamente del comerciante o inscrito el contenido del archivo, así como su conservación o custodia.

El diligenciamiento y la veracidad de los datos de la información registrada, serán responsabilidad única y exclusiva del comerciante, de conformidad con las normas que regulan la materia.

Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electrónica, el usuario deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio.

9. Obligaciones y responsabilidades del usuario

En el acceso y utilización del servicio, el usuario se obliga a: (i) No suplantar la identidad de otra persona ni suministrar información falsa o inexacta; (ii) diligenciar los formatos y firmarlos electrónicamente por las personas que corresponda; (iii) efectuar el pago del servicio de acuerdo con las tarifas establecidas por el Gobierno Nacional; (iv) cumplir con las condiciones de acceso y utilización del servicio; (v) seguir las instrucciones de uso, avisos y demás normas que resulten de aplicación.

El diligenciamiento y la veracidad de los datos de la información registrada, serán responsabilidad única y exclusiva del comerciante o inscrito, de conformidad con las normas que regulan la materia.

El comerciante que opte por el registro de libros en medios electrónicos, de que trata el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, deberá garantizar, en todo caso, la conservación de los mismos, durante los términos previstos legalmente para ello.

El usuario responderá por los daños y perjuicios de toda naturaleza que la CÁMARA DE COMERCIO pueda sufrir, directa o indirectamente, como consecuencia del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas de las presentes condiciones y de la ley en relación con la utilización del servicio.

10. Prohibiciones

El usuario debe abstenerse de: (i) Utilizar de forma fraudulenta el servicio; (ii) acceder o intentar acceder a recursos o áreas restringidas del sitio web; (iii) utilizar el sitio web, los contenidos o el servicio con fines o efectos ilícitos, ilegales, contrarios a lo establecido en las presentes condiciones, a la buena fe o al orden público, lesivos de los derechos e intereses de terceros, o que de cualquier forma puedan dañar, inutilizar o sobrecargar el sitio web o impedir la normal utilización del servicio; (iv) introducir o difundir en la red virus informáticos o realizar actuaciones susceptibles de alterar, interrumpir o generar errores o daños en los documentos electrónicos, bases de datos o servicios informáticos (hardware y software) de la CÁMARA DE COMERCIO; (v) intentar acceder, utilizar y/o manipular las bases de datos de la CÁMARA DE COMERCIO; (vi) reproducir, copiar, distribuir, transformar o modificar los contenidos; (vii) suprimir, ocultar o manipular las notas sobre derechos de propiedad intelectual y demás datos identificativos de los derechos de la CÁMARA DE COMERCIO o de terceros incorporados a los contenidos, así como los dispositivos técnicos de protección o mecanismos de información que puedan insertarse en los contenidos y servicios.

11. Limitación de responsabilidad

La CÁMARA DE COMERCIO no será responsable por los daños y perjuicios que puedan derivarse de: (i) la interrupción en el funcionamiento del sitio web por fallas informáticas, desconexiones, retrasos o bloqueos causados por deficiencias o sobrecargas en las redes, en el servicio de Internet o en otros servicios electrónicos utilizados en el curso de su funcionamiento; (ii) efectos causados por virus, troyanos, gusanos u otra clase de ataques informáticos que afecten el normal funcionamiento del servicio; y (iii) daños que puedan ser causados por terceras personas mediante intromisiones no autorizadas ajenas al control de la CÁMARA DE COMERCIO. La CÁMARA DE COMERCIO no garantiza la ausencia de virus ni de otros elementos en el sitio web, introducidos por terceros ajenos a la CÁMARA DE COMERCIO que puedan producir alteraciones en los servicios informáticos (software y hardware) del usuario. La CÁMARA DE COMERCIO no será responsable por hechos o circunstancias ajenas a su voluntad o que provengan de fuerza mayor o caso fortuito.

12. Liquidación de tarifa y pago

El sistema generará la liquidación del valor a pagar de acuerdo con la tarifa establecida por el Gobierno Nacional. Para el pago del servicio, el USUARIO podrá acceder y utilizar las páginas de los terceros con los que la CÁMARA DE COMERCIO tenga convenios para pagos por Internet. Una vez se encuentre en el sitio web del tercero, el USUARIO podrá realizar el pago respectivo, siguiendo las instrucciones y dando cumplimiento a los términos y condiciones de ese sitio. Los pagos serán verificados por la CÁMARA DE COMERCIO antes de proceder al registro de los libros.

Los medios de pago disponibles para este servicio son: tarjeta de crédito y tarjeta débito.

No obstante la mención de los medios de pago disponibles en el sitio web, la CÁMARA DE COMERCIO podrá excluir alguno o adicionar nuevos medios.

13. Vigencia del Código Único de Formulario - CUF y radicación del trámite

Al iniciar el trámite, el sistema le informará al usuario el Código Único de Formulario CUF, el cual deberá tener presente para que pueda recuperar la transacción en caso de que lo requiera. El CUF no debe ser revelado a terceros no autorizados.

Los datos y documentos aportados para el trámite estarán disponibles en este servicio durante el tiempo que esté vigente el CUF, esto es hasta el 31 de diciembre del año en el cual es creado, pasado ese término sin que la solicitud haya sido radicada, serán eliminados. Si el CUF se encuentra vencido, el USUARIO deberá ingresar de nuevo los datos al sistema.

El trámite quedará radicado una vez el formato de solicitud haya sido diligenciado, firmado y se haya efectuado el pago de la tarifa respectiva. A partir de la fecha de radicación, se comenzará a contar el tiempo de respuesta establecido para el trámite el cual puede consultar en https://www.ccc.org.co/sedevirtual/tiempo-de-respuesta/.

Si un trámite radicado es objeto de requerimiento, el CUF estará activo durante el término establecido para subsanarlo. Si es devuelto, el usuario deberá crear un nuevo CUF, diligenciar la información y seguir los demás pasos dispuestos en el sistema (firma, pago y radicación), sin perjuicio de que pueda solicitar la devolución del dinero pagado en la solicitud inicial que no fue objeto de registro.

14. Autorización para el tratamiento de datos personales

Con el diligenciamiento del formulario web, autorizo de forma libre, consciente, expresa e informada a la Cámara de Comercio de Cali, persona jurídica de derecho privado, con NIT 890.399.001-1, domiciliada en Cali en la calle 8 No. 3-14 Edificio Cámara de Comercio de Cali, teléfono PBX (+57) 602 8861300, en calidad de responsable del tratamiento de información personal, para que realice el tratamiento de los datos personales que le suministre por cualquier medio para una o más de las siguientes finalidades: 1) Ser incluidos y almacenados en las bases de datos de la Cámara de Comercio de Cali. 2) Adelantar y llevar a cabo programas y/o actividades relacionadas con las funciones camerales de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio en su artículo 86, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.38.1.4 y demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan, con los datos aquí suministrados. 3) Contactar al titular a través de cualquier medio para actuaciones relacionadas con los trámites asociados a los servicios virtuales de registros públicos. 4) Llevar un instrumento de control de la consulta de los expedientes de registros públicos. 5) Realizar transferencia y/o transmisión de datos a terceros con los cuales la Cámara de Comercio de Cali tenga contratado el servicio de procesamiento de datos, utilización de medios de comunicación para la realización de video y teleconferencias, canales de atención como chatbots, entre otros medios tecnológicos que la Cámara de Comercio de Cali considere necesarios para el cumplimiento de sus funciones. 6) Contactar al titular por cualquier medio para el envío de estados de cuenta y/o facturas relacionadas con cualquiera de los servicios ofrecidos por la Cámara de Comercio de Cali. 7) Dar cumplimiento a las demás finalidades de tratamiento de los datos previstas en la Política de tratamiento de datos personales de la Cámara de Comercio de Cali. Declaro que: 1) En mi calidad de titular de la información, se me ha informado que los datos sujetos a tratamiento serán aquellos suministrados a la Cámara de Comercio de Cali por cualquier medio. 2) Conozco que no estoy obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni de menores de edad. 3) La Cámara de Comercio de Cali me ha informado que como titular de datos de carácter personal, podré ejercitar mis derechos a conocer, actualizar y rectificar mis datos personales, ser informado sobre el uso que se les ha dado, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de mis datos, acceder en forma gratuita a los mismos, dirigiendo mi queja o reclamo al correo electrónico: contacto@ccc.org.co o a la dirección: Calle 8 No. 3-14 Edificio Cámara de Comercio (Cali ¿ Valle ¿ Colombia), siguiendo el procedimiento para el uso de canales de comunicación previsto en la Política de tratamiento de datos personales de la Cámara de Comercio de Cali disponible para pública consulta en la dirección web www.ccc.org.co. A su vez, declaro conocer que tengo derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracción a la ley. Todo lo anterior de conformidad la Política de tratamiento de datos personales de la Cámara de Comercio de Cali.

Los Titulares podrán en todo momento solicitar a la Cámara de Comercio de Cali la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Es importante, tener en cuenta que, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Por ende, la presente autorización permanecerá vigente, hasta tanto sea revocada según los eventos previstos en la ley, sin que pueda ser revocada, ni total ni parcialmente en vigencia del contrato.

15. Introducción de enlaces o links

Queda prohibido que algún usuario diferente a la CÁMARA DE COMERCIO establezca hipervínculos o enlaces entre su sitio web y el servicio. El acceso será única y exclusivamente a través del sitio web de la CÁMARA DE COMERCIO.

16. Derechos de propiedad intelectual

El usuario se compromete a respetar los derechos de propiedad intelectual sobre los contenidos y cualquier otro elemento insertado en el sitio web y en el servicio (incluyendo sin limitación marcas, logos, nombres comerciales, textos, imágenes, fotografías, gráficos, diseños, sonidos, bases de datos, software, audio y video).

En ningún caso el acceso al sitio web y en especial al servicio, implica algún tipo de renuncia, transmisión, licencia o cesión total o parcial de dichos derechos, salvo que se establezca expresamente lo contrario. Las presentes condiciones no confieren al usuario derechos distintos de los indicados en este documento.

17. Notificaciones y comunicaciones

La CÁMARA DE COMERCIO le enviará al USUARIO a través de medios electrónicos, los mensajes relacionados con el trámite solicitado.

La CÁMARA DE COMERCIO no será responsable por los problemas relacionados con el correo electrónico del receptor que no permitan la entrega efectiva de las notificaciones enviadas por esta entidad, tales como mal suministro del correo electrónico del destinatario, espacio insuficiente en el buzón de mensajes, entre otros.

La CÁMARA DE COMERCIO tampoco se responsabiliza de los correos electrónicos que sean enviados desde correos que no sean de la CÁMARA DE COMERCIO.

Antes de comunicarle a la CÁMARA DE COMERCIO algún problema con la recepción de los correos electrónicos que se envían durante la prestación del servicio, el USUARIO deberá verificar si el correo se encuentra en la carpeta de correos no deseados o correo basura (spam).

Si una vez verificado lo anterior persiste el problema, debe comunicarse con la CÁMARA DE COMERCIO.

18. Solución de controversias

Toda controversia o diferencia que verse sobre los derechos y obligaciones derivadas del presente SERVICIO serán resueltas por arreglo directo entre las partes. De no ser posible dar solución a las diferencias existentes en un término máximo de treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de la diferencia, las partes acudirán al procedimiento que se señala a continuación:

a. Se acudirá al mecanismo alternativo de resolución de conflictos de conciliación extrajudicial en derecho, a través de un centro de conciliación habilitado en la ciudad de Cali, solicitando la designación de un abogado conciliador, cuya función consistirá en ayudar a las partes en la búsqueda y construcción de un acuerdo total o parcial.

b. En el evento que las partes no logren dar solución a la controversia por medio del mecanismo señalado antes, las partes quedarán en libertad de acudir a la justicia ordinaria, de conformidad con las normas de jurisdicción y competencia aplicables al caso.

19. Legislación aplicable

Las presentes condiciones se rigen y deben ser interpretadas de conformidad con las leyes de la República de Colombia.

20. Modificaciones a los presentes términos

Estos términos y condiciones de uso están identificados con una versión y fecha de publicación; y podrán ser actualizados por la CÁMARA DE COMERCIO cuando sea necesario, sin que se requiera previo aviso o autorización por parte de los usuarios, siendo su responsabilidad verificarlos cada vez que ingrese al servicio.